Privacy policy

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Raphael Stedler
Martin-Opitz-Straße 22
13357 Berlin
Deutschland
E-Mail: kognicode@proton.me

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO derzeit nicht erforderlich, da der Verantwortliche weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webseite https://www.zeugnispilot.de und die Webanwendung Zeugnispilot. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und des BDSG.

Arbeitszeugnisse enthalten besonders sensible personenbezogene Daten von Beschäftigten. Die Kernverarbeitung (Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Speicher, KI, E-Mail) erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU — ohne Datenpfad zu US-KI-Anbietern. Die Anwendung wird auf eigener Infrastruktur bei Hetzner (Deutschland) betrieben; Datenbank, Authentifizierung und Dateiablage laufen self-hosted auf diesem Server.

Marketing-Site: Auf der öffentlichen Webseite sind wir Verantwortlicher für alle Datenverarbeitungen.

SaaS-Anwendung: In der Anwendung gibt es zwei Datenkategorien:

• Daten zu Arbeitgebern (unsere Kunden): Wir sind Verantwortlicher. Diese Datenschutzerklärung gilt.
• Daten zu Beschäftigten und sonstigen Dritten: Der Arbeitgeber (unser Kunde) ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Hierfür stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Webseiten erhebt unser Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland) folgende Daten in Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Referrer-URL, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem. Diese Daten werden temporär gespeichert, um Funktionalität und Sicherheit zu gewährleisten, und nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler und sicherer Bereitstellung).

Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für den Login). Diese sind nach § 25 Abs. 2 TTDSG nicht einwilligungspflichtig. Wir verwenden kein bereichsübergreifendes Werbe-Tracking.

Welche Daten wir verarbeiten

• E-Mail-Adresse und Name
• Login-Daten (verschlüsselt)
• Bei Anmeldung über Google: Profildaten von Google Ireland Ltd. (Name, E-Mail, Profilbild — nur bei aktiver Nutzung dieser Anmeldemethode)
• Bei Bezahlung: Stripe-Customer-ID (keine Kartendaten bei uns)
• Nutzungsdaten innerhalb der App
• Eingegebene und generierte Zeugnisdaten (Name, Position, Leistungsbeurteilung etc. von Beschäftigten)
• Hochgeladenes Firmen-Briefpapier und Logo
• Bei Personio-Integration: synchronisierte Beschäftigtendaten (nur auf Weisung des Kunden)

Zweck und Rechtsgrundlage

• Bereitstellung der vertraglich geschuldeten Dienste: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Rechnungsstellung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Sicherheit und Missbrauchsverhinderung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Speicherdauer

• Konto-Daten: solange das Konto besteht plus 30 Tage Löschfrist
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
• Zeugnisdaten: solange das Konto besteht oder bis der Kunde diese löscht

Zeugnispilot nutzt KI-Modelle zur Generierung und Prüfung von Zeugnistexten:

• Primär: IONOS AI Model Hub (Deutschland)
• Failover: Scaleway Generative APIs (Frankreich) und OVH (Frankreich)
• Verarbeitete Daten: eingegebene Beschäftigtendaten und Zeugnisinhalte
• Speicherung beim Anbieter: nicht zur Modell-Trainierung; Löschung nach Verarbeitung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Human-in-the-loop ist systemisch: kein Zeugnis wird ohne Prüfung durch eine zuständige Person freigegeben.

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen bzw. abgeschlossen werden:

Hinweis zu Datentransfers in Drittländer

Für Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Speicher, KI und E-Mail erfolgt die Verarbeitung ausschließlich in der EU. Bei Zahlung (Stripe) und optionaler Google-Anmeldung kann ein Datentransfer in die USA nicht ausgeschlossen werden. Hier schließen wir Standardvertragsklauseln (SCC) ab bzw. nutzen Anbieter, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind.

Sie können sich optional mit Ihrem Google-Konto anmelden. Dabei verarbeitet Google Ireland Ltd. personenbezogene Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Profilbild) zur Authentifizierung. Google ist hierbei eigenständiger Verantwortlicher. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Wahl der Anmeldemethode). Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy

Bei Buchung kostenpflichtiger Tarife werden Zahlungsdaten von Stripe Payments Europe, Ltd. verarbeitet. Stripe ist eigenständiger Verantwortlicher für die Zahlungsabwicklung. Wir erhalten von Stripe nur Stripe-Customer-ID, Abo-Status, Zahlungsstatus und Rechnungsdaten. Wir speichern keine Kreditkarten-Daten. Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: kognicode@proton.me

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Telefon: 030 / 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Web: www.datenschutz-berlin.de

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen:

• Verschlüsselte Übertragung (TLS 1.2+)
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Row Level Security (RLS) — strikte Mandantentrennung
• Zugriff nur für autorisierte Personen
• Regelmäßige Backups
• Audit-Log aller KI-Aufrufe und Freigabeentscheidungen

Weitere Details finden Sie im Trust Center unter /trust.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund neuer Funktionen, geänderter Rechtsprechung oder sonstiger Gründe erforderlich ist. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie aktiv benachrichtigen (z. B. per E-Mail).